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如何制作出领导满意的 PPT?用好这3招很重要!

很多职场人都有一个共同困惑的问题:如何制作出领导满意的 PPT?

你会发现,互联网上容易找到设计水平很高的 PPT 作品,却往往很难找到内容专业且设计大气的职场 PPT 作品。

笔者今天会和大家一起谈谈这个话题。

既然将场景聚焦到职场 PPT,那么场景中必然有需要遵守的规则,需要了解哪些忌讳需要规避。
比如职场的特性的是理性和效率,这也是高大上的设计手法用不到职场 PPT 上的原因,因为职场 PPT 忌花俏、忌过度耗时间。
因此可以得出职场 PPT 的设计核心:内容主次分明,有序呈现。设计简洁,阅读感官好。

一、大气不花俏,节制很重要

制作职场 PPT 的第一原则是要节制和取舍。换句话说即是:内容太多没重点不行、设计效果太多过于花俏不行、素材太多影响阅读不行。
 
记住,职场 PPT 中,少即是多。
好看的设计多种多样,丑的设计却千篇一律。让我们一起来看看,哪些常见操作会导致职场变丑。
1、字体太多或缺乏对比
 
字体多:以职场最为常见的多文字 PPT 为例,下方即是一个字体太多影响阅读体验的案例。你会发现,因为字体变化太多,眼睛很难第一时间判别哪个才是关键信息。
对比:再比如观点(关键信息)与论据(陈述性文字)没有字体和字号的差异,很难找到阅读重点。
正确的做法是,选择一个标题字体和一个正文字体(职场常用为方正类型的字体,如微软雅黑),适当做字号大小对比,在每个页面重复应用。
2、配色太杂或太多色块
 
颜色作为视觉传达第一感官,很容易影响第一印象,职场 PPT 页面建议保持清爽,着重突出内容和关键信息。
配色杂:比如很多喜欢一块内容使用一种颜色,实现内容分类的目的。比如下方这个案例,目的是达到了,但是阅读感官并不好。
正确的做法是,尽量使用一个主色,其他使用黑灰白,这样具有视觉层次感。
色块大:职场 PPT 建议内容突出为主,设计清爽为辅。避免大面积使用色块,因为视觉容易疲劳。
正确的做法是,把颜色用到关键内容上,色块主要让内容整齐规范。
3、内容过多或素材过度
职场 PPT 还有大部分人都会犯的错误,即是堆积内容。巴不得一页 PPT,把所有事情都讲清楚,殊不知,影响阅读体验又没有重点。
还有种常犯的错误是,堆积素材。大多数人觉得页面单调,不断添加图片或设计元素衬托。
增添视觉固然是好事,但鉴于大多数人不懂得正确使用素材,多数造就出来的却是用力过度,反而影响阅读体验。
正确做法是节制。没必要的内容,删!没必要的素材,删!做到清晰地传递信息就足够了。
二、整体要统一,切勿拼凑感

大多数人学习 PPT,要解决的一个核心问题是:单独做一页 PPT 做很好看,但做成一份 PPT 却惨不忍睹,像拼凑起来的山寨货。
对于职场 PPT,该怎么解决?
举个例子,以下方这份 PPT 为案例,你会发现没有过多的设计,也没有用到什么高大上的素材,但就是觉得很专业。这是为何?
1、保持文字的统一
 
注意,这里是指文字,不仅仅是字体。什么意思?即是除了字体之外,还需要保持字号、配色、位置的统一性。
比如:字体和颜色使用原则
比如:字号的使用原则
除此之外,细心的你可能会发现,正文页的标题、正文内容都处于一样的位置。
这样重复规范的使用字体、字号、配色和位置,有利于让观众快速辨别哪些是关键信息。
 
2、保持配色的统一
 
除文字的规范外,配色也要保持一致。比如这份案例,使用的配色非常统一,信息重要性次序也很清晰。
主色用于关键内容,辅色 1 用于反衬次要关键内容,辅色 2 用于陈述性文字。
配色的统一非常关键,配色不统一,拼凑式的山寨感一下子就出来了。
比如将原案例的几个不太关键的信息用下其他颜色,放在一起就像拼凑起来的 PPT。
3、保持风格的统一
案例制作风格非常统一,采取了简约扁平的方式,设计效果不使用渐变、阴影、立体等效果,让整份 PPT 看起来非常清爽。
风格的统一非常考验审美水平,很多人制作 PPT 过程中,情不自禁会这个加个阴影那个加个渐变,做出来的效果往往不伦不类。
在职场 PPT 中,文字阴影、渐变、立体要慎用,因为对于大多数审美不好的,用完效果往往拉低颜值。
比如像下方这样,第 3 页显得很出戏,只是因为加了个渐变色块。
风格的一致不单单是上方提及的样式(阴影、渐变、立体等效果)。素材的筛选上也要注意,比如使用了山水图片,加入一张卡通风格的就显得极为突兀。
 
4、保持排版的统一
排版对于 PPT 来说很重要,它是影响阅读感官的主要因素。
信息传递的顺序需要按照大众阅读习惯进行排列,同类型页面保持一致的排版,虽然视觉上没惊喜,但有利于降低阅读成本。
保持同类型页面的排版一致:比如下方的四张正文页,均采取了左对齐、上文下图的排版形式,重复式阅读有利于快速获取重点。
单页内排版的一致:同样的道理,对于单页内并列式的内容,若能重复式排版,有利于让页面内容清晰,还能起到阅读有序的效果。
三、单页信息多,排版很重要

职场 PPT 的内容往往单页信息多,如何将大量的内容信息排版到主次分明的效果,很考验文字提炼和排版功底。
举个例子,下方是前文提到的内容过多案例。
如果领导要求必须排到一页 PPT 中,如何解决?
最佳的方法是通过色块进行信息分区(如下方所示)。
 
整体原则是:排版后不能太紧凑,关键内容不能不显眼,整体要简洁整齐。
有几个关键点需要注意:
一般一块内容一个信息区(观点+论据)。
信息区与信息区要整齐并列排版。
 每个信息区可作为单页 PPT 设计,即观点+论据。
 保持每个信息区内的内容排版一致。
通过信息分区的方式,可以解决大量信息的排版
通俗来说,即是把每个信息区当成单独一页 PPT 来制作。
需要注意的是,因为排版空间少了很多,需要一定程度精炼文字、缩小字号来实现排版规范,所以非常考验个人排版功底。
一般来说,职场 PPT 制作只要做到统一性、整洁性、信息突出等,设计上一般不会差到哪里去。

总结:职场 PPT 该怎么做?

大气不花俏,节制很重要
整体要统一,切勿拼凑感
单页信息多,排版很重要
以上即是本次分享,希望对你有所启发。

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